Soluciones aplicadas con SharePoint en empresas.

En relación a la experiencia que he tenido trabajando con SharePoint desde la versión 2003 hasta la actual (2010), les presente soluciones que he implementado en algunas empresas del Ecuador:

- Intranet (Portal Empresarial)

Esta solución es una de las mas básicas, cuando las empresas necesitan una intranet, una solución que les permita publicar sus noticias, eventos, calendarios, como me dijeron una vez quiero una "cartelera virtual", podemos implementar SharePoint, solución que es mucho mas fácil de administrar el manejo de contenido dinámico, políticas de publicación, etc., en relación a una pagina o sitio web desarrollado.

- Automatización de Procesos (Flujos de trabajo)

Esta es la mas utilizada y por la cual he implementado muchos proyectos, cuando les he comentado que pueden automatizar el proceso de vacaciones, la solicitud de permisos, solicitudes de crédito, etc., que ya NO necesitan imprimir una solicitud, llamar al jefe para que lo apruebe, y que luego este sea procesado en algún sistema transaccional, de inmediato dan la apertura para que les pueda explicar de manera detallada, saber que todo proceso que actualmente en la empresa demande de un documento, el cual necesita de una revisión, aprobación, en varios niveles, varias personas involucradas en el proceso, saber que todo esto quedara automatizado, ahora por medio de documentos digitales, formularios digitales, emails, etc., y saber que la curva de aprendizaje y adopción es rápida, las empresas optan por esta funcionalidad de SharePoint.

 

- Administración de Contenido

Cuando les explico que con SharePoint pueden almacenar sus documentos, en un lugar centralizado, con permisos, niveles de acceso, etc., la primera reacción que tienen los de IT, es "para que si yo tengo un FILE SERVER y ahí puedo hacer lo que tu me estas diciendo", pero cuando les hago la demostración del producto y ven funcionalidades como: Versionamiento, seguridad por documento, manejo de METADATA, tipos de contenido, plantillas, etc., automáticamente cambian de opinión. Ven en SharePoint como una herramienta que les permitirá almacenar sus documentos de forma centralizada para compartirla con los compañeros de trabajo, con proveedores, clientes, etc.

- Digitalización de Documentos

Saber que todos sus documentos ahora lo tendrán en un portal centralizado, que todas esas cajas, archivadores, desaparecerán, no pagaran alquiler de una bodega para tener todos esos documentos y que ahora estarán digitalizados, les aseguro que esta solución dará mas de una alegría a las personas que se encargan de los archivos y también a financiero por el ahorro en la parte de papeles, de alquiler de bodega, de compra de carpetas, etc., saber que ahora tendrán las facturas, documentos, indexados, podrán buscar de mejor forma y si el scanner lo permiten podrán capturar METADATA (información del documento digitalizado, como # de factura, total de factura, RUC proveedor, etc.)

- Inteligencia de Negocios

Esta solución es una de las que mas impacta, por la facilidad de la creación de KPIs, tableros de control, publicación de reportes, cuando ven que con pequeños gráficos pueden tomar decisiones al instante, le ven mucho valor a la solución.

La facilidad que se da para integrar los reportes hechos con Reporting Services, saber que con 2 clics publico un reporte en el portal, como con la herramienta PerformancePoint creo mis tableros de control, con indicadores, reportes, minería de datos, etc., ya es una solución que se debe tomar en cuenta para este tipo de funcionalidades.